Kun ulkoistamisesta tulee välttämätön osa yrityksen liiketoimintastrategiaa, erityisesti talouden taantumien aikana, BPO (Business Process Outsourcing) on noussut tärkeäksi IT-pohjaisten palvelujen veturiksi. Viime vuosina se on edennyt rajallisista syrjäisistä toiminnoista erittäin kriittisiin liiketoimintatoimintoihin, jotka edistävät strategista etua.
Vaikka perinteisesti kustannusten alentaminen on ollut avaintekijä kaikissa ulkoistamistoiminnoissa, muut tekijät, kuten kehitysnopeus, joustavuus, asiantuntemus ja poliittinen ohjattavuus, ovat yhtä tärkeitä, ellei enemmänkin.
Menestyäksesi Business Process Outsourcingissa (BPO), sinun on ensin tutkittava ja päätettävä, pitäisikö ulkoistamista ylipäätään harjoittaa – alustava ymmärrys kaupan odotetusta koosta ja luonteesta on välttämätöntä tässä vaiheessa. Tätä vaihetta kutsutaan arviointivaiheeksi, koska osapuolet yrittävät luoda vanhempien sidosryhmien odotuksia tässä vaiheessa. Tämän vaiheen lopussa sidosryhmien tulisi olla selkeitä mahdollisen toimeksiannon odotetuista hyödyistä, kustannuksista ja riskeistä.
Seuraavaksi tulee valmisteluvaihe, joka sisältää toimittajan valintaprosessin. Useimmiten organisaatiot julkaisevat RFP-asiakirjoja (Request for Proposal) löytääkseen oikean ulkoistuskumppanin. Kaikkien muiden vaiheiden peruselementit määritellään ja sovitaan tässä vaiheessa.
Arviointivaihe on ulkoistamisen elinkaaren kolmas vaihe ja se keskittyy toimittajilta saatujen ehdotusten jäsenneltyyn ja perusteelliseen arviointiin. Tämän vaiheen lopussa sinun pitäisi pystyä neuvottelemaan valittujen toimittajien kanssa.
Tämä vaihe tasoittaa tietä sitoumusvaiheelle, joka on olennaisesti sopimusta edeltävä vaihe. Commit-vaihe on ylivoimaisesti resurssiintensiivisin ja kaupallisesti ratkaisevin vaihe, sillä tässä vaiheessa viimeistellään kaupan suunnittelu ja laaditaan siirtymäsuunnitelma.
Seuraavaksi tulee vaihe 5, joka on siirtymä- ja muunnosvaihe. Tässä vaiheessa toteutetaan vankka siirtymäsuunnitelma. Lisäksi tässä ulkoistamisen elinkaaren vaiheessa otetaan käyttöön raportointimekanismi.
Seuraavaksi tuleva Optimointi-vaihe keskittyy toimittajasuhteen tehokkaaseen hallintaan, toimittajamaksujen seuraamiseen alkuperäisen ehdotuksen perusteella ja sopimusvelvoitteiden seurantaan. Tämä vaihe on periaatteessa jatkuva, kunnes sopimus uusitaan, neuvotellaan uudelleen tai irtisanotaan.
Oikein toteutettuina ulkoistamissopimukset tuovat todennäköisesti valtavia etuja organisaatioille. Ei ihme, että BPO nähdään häiritsevänä voimana, jolla on valtava vaikutus lähes minkä tahansa toimialan kustannusrakenteeseen, ja siksi organisaatioiden ei ole helppoa sivuuttaa sitä. BPO:n ympärillä oleva hype saattaa laantua pian, mutta sen mukanaan tuomat liiketoiminnalliset edut ovat täällä sanottuna, sillä se mahdollistaa monien yritysten menestymisen.
